金融保険サービスに関する個人情報の取り扱いについて(プライバシーポリシー)

個人情報に関する取り扱いについて(プライバシーポリシー)

2022年4月1日
代理店名: 町田ガス株式会社

当社は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、保険代理業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関連法令・ガイドライン等を遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。当社は、個人情報の取り扱いが適正に行われるように当社従業員への教育・指導を徹底し、適正な取り扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、個人情報の取り扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取り扱い及び安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。

(1) 個人情報の取得

当社は、業務上必要な範囲内かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得しております。充分な安全保護措置を講じたうえで、主にご来店カード・申込書・告知書などでお尋ねした情報を収集しています。また、そのほか次の方法でも情報取得いたします。

  1. お客様からの口頭による取得
  2. WEB上の入力フォーム、資料請求画面からの取得
  3. 当社へ資料をご請求頂いたお客様からの取得
  4. アンケートにご回答頂いたお客様からの取得
  5. 申込者に記載頂いたお客様からの取得
  6. お客様からの紹介による取得
  7. なお、店舗内に録音装置を設置し、当社従業員へのお客様対応指導や応対品質向上のために情報収集させて頂く場合がございます。

(2) 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を保険会社より保険募集業務の委託を受けて、当該業務の遂行に必要な範囲内で利用します。当社を含むグループ会社はLPガス・介護福祉用具・電気の販売業を営んでおり、当該業務の遂行に必要な範囲でも利用します。その他の目的には利用いたしません。具体的な個人情報の利用目的は次の通りです。

  1. 保険商品およびこれらに付帯・関連するサービスのご案内、ご提供
  2. 保険会社への見積り・資料請求の取り次ぎ
  3. ご本人様の確認
  4. グループ会社が取り扱う保険商品およびこれらに付帯・関連するサービスのご案内、ご提供
  5. 当社を含むグループ会社が保険代理業務とは別に取り扱う商品およびこれらに付帯・関連するサービスのご案内、ご提供
    商品およびサービス内容:LPガスの製造・販売、住宅関連機器販売・住宅リフォーム、介護サービス、介護福祉用具の販売・レンタル、介護リフォーム工事、電気の販売

上記利用目的の変更は、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、その内容を原則として変更内容を書面等により通知、または当社のホームページ等により公表します。当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社 のホームページ(下記)に記載してあります。

(3)個人データの安全管理措置

  1. 個人情報保護のための安全管理策
  2. 個人情報の漏えい、滅失、毀損等に対する予防処置と是正措置
    当社は、取り扱う個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のため、十分なセキュリティ対策を講じています。また、これらを徹底するため安全管理に関する取扱規程を整備し、従業員等への教育・監督をおこなっています。個人情報の漏えい、滅失、毀損等が発生した場合は、被害拡大防止を最優先し、速やかに適切な是正措置を講じるとともに原因究明をおこない、再発防止に努めます。また、事故に関する情報について、必要な範囲で関係者、関係機関に報告します。

  3. 保有個人データの安全管理のために講じている措置
    • 基本方針の策定
      当社は、個人データの適正な取り扱い確保のため「プライバシーポリシー」を策定しております。
    • 個人データの取り扱いに関する規律整備
      当社は、「プライバシーポリシー」を受け規程、マニュアル等を整備しております。
    • 組織的安全管理措置
      当社は、個人データ管理責任者と個人データ管理者を設置し、各役割を定め責任を割り当てることにより、法や当社規程、マニュアル等の 違反、または不正アクセス等の兆候を確認した場合など、個人データ管理責任者へ速やかに報告、連絡する体制を構築しております。また、個人データの取り扱い状況について定期的に自己点検、監査を実施しております。
    • 人的安全管理措置
      「プライバシーポリシー」を受け作成された規程、マニュアル等にて、個人情報保護のルールを明確にし、当社従業員に対し遵守を求めております。また個人データの取り扱いに関する留意事項について当社従業員へ定期的に研修を実施しております。
    • 物理的安全管理措置
      個人データを含む書類等の持出については事前許可を要するものとしております。
    • 技術的安全管理措置
      アクセス制御により当社従業員の取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。またパソコンから外部媒体へのデータ書出しが不可能となる仕組みを導入しております。

(4)個人データの第三者への提供

当社は、保険商品をご案内したお客様のご成約状況等を確認するため、取得した氏名、会社名、住所、電話番号、携帯番号、メールアドレス等の個人情報を当社が取り扱いのある保険会社へ提供する場合がございます。
当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難であるとき。
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難であるとき。
  4. 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、提供・取得経緯等確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し保管します。
  5. 個人情報の第三者提供についてご本人様の同意がある場合。

(5)個人データの共同利用

  1. 個人情報の共同利用について
    当社はお預かりした個人情報を、当社が取り扱う保険商品・サービスのご案内、ご提供、その他上記(2)利用目的の範囲内で、当社グループ会社、およびフランチャイズ元である株式会社保険見直し本舗とその他、提携関係にある募集代理店と共同利用いたします。
    当社グループ会社は以下の通りです。
    ・株式会社ジョイン ・株式会社ふわりケアサービス ・株式会社POMエナジー
  2. 共同利用する個人情報の項目
    氏名、会社名、住所、電話番号、携帯番号、メールアドレス等、申込時ならびにサービス提供中に当社がお客様に関して取得するすべての個人情報 
  3. 共同利用する個人情報の管理責任者
    町田ガス株式会社 東京都町田市忠生4-9-1 金融保険事業グループ 業務管理責任者
    株式会社保険見直し本舗 東京都新宿区新宿5丁目17番18号H&Iビルディング
  4. 共同利用の停止をご希望される場合
    (9)ご照会窓口 に記載の連絡先までお申し出ください。

(6)センシティブ情報の取扱い

当社は、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます)ならびに 労働組合への加盟、門地、本籍地、保険医療および性生活に関する情報(「センシティブ情報」といいます)を、 個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供しません。

(7)特定個人情報(マイナンバー)の取扱い

当社は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」において定められた特定個人情報を収集・保管、利用または第三者提供を行いません。

(8)開示等の手続き

当社の保有個人データに関して、ご本人様がご自身の情報の開示等をご希望される場合には、お申し出頂いた方が ご本人様であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で回答します。尚、法令により開示の申し出には 応じられない場合があります。受付手続は以下の通り行います。

  1. 受付手続
    下記のご照会窓口に電話、郵便でお申込ください。受付手続詳細は、お申し出頂いた際にご案内申しあげますが、 下記の窓口及び方法によりご本人様(または代理人)であることを確認したうえで、書面の交付その他の方法により 回答します。お申し出内容によっては、当社所定の申込書面をご提出頂く場合があります。
    ◆ご本人様確認方法・ご本人様からのお申込の場合
    ◎電話口での確認方法 … 氏名・住所・電話番号・携帯番号・生年月日等の当社ご登録情報の確認
    ◎申込書面提出の際に同封頂くもの…運転免許証・パスポート・健康保険被保険者証・外国人登録証の写しのうち1つ
    ◆ご本人様確認方法・代理人からのお申込の場合
    ◎申込書面提出の際に同封頂くもの…代理人であることを示す委任状・委任状に押印されたご本人様の印鑑の印鑑証明書・代理人のご本人様確認書類。なお、ご提出いただいた証明書類等は返却いたしません。
  2. 手数料
    開示等の求めに郵送で回答した場合は、1件につきその時点の実費相当分の郵便料金(郵送・簡易書留代)をご負担頂きます。申込書類に実費相当分の郵便切手を同封ください。なお、過分に頂いた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。

(9)ご照会窓口

ご照会の窓口は以下の通りです。また保険事故に関するご照会については下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券に記載のお問い合わせ先にご連絡ください。
町田ガス株式会社 東京都町田市忠生4-9-1
電 話  042-794-2673(受付時間:月曜日~金曜日 9時~17時)
https://www.machida-gas.co.jp

2013年4月制定
2022年4月改定
町田ガス株式会社
代表取締役 原田知明